شیوه سخنرانی موثر و فن بیان بنابر تحقیق محمد میرزاده کوهشاهی
 
شما به عنوان مدیر یا سرپرست، بسیاری از اوقات لازم است در حضور جمع صحبت كنید. این جمع ممكن است اعضاء گروه خودتان، سایر مدیران و سرپرستان یا اعضاء سازمان، و یا افرادی از بیرون سازمان باشند. موفقیت شما در صحبت برای جمع، از عوامل مهم و مؤثر در پیشرفت شغلی شما است.
اعتراف هزاران نفر درباره سخنرانی چنین بوده است: موقعی كه از من خواسته می شود سخنرانی كنم چنان دست و پایم را گم می كنم و دچار ترس می شوم كه قادر نیستم درست فكر كنم، درست حواسم را جمع كنم و درست به یاد بیاورم كه میخواستم چه بگویم. من می خواهم اعتماد به نفس داشته باشم و بتوانم در حالی كه جلوی جمع ایستاده ام، فكر كنم. می خواهم افكارم نظم منطقی داشته باشد و می خواهم حرف هایم را خیلی روشن و به طریقی كه افراد را كاملاً متقاعد كند، در جلو جمع بیان كنم.
خوب صحبت كردن از عوامل مهم موفقیت و پیشرفت است.
صحبت كردن مؤثر و با اطمینان، چیزی نیست مگر سخن گفتن
با دیگران به طور جالب، ساده و قابل فهم.
اعتماد به نفس و جرأت و توانایی فكر كردن بدون دغدغه در حین صحبت كردن برای یك عده، حتی به اندازه یك دهم آنچه مردم تصور می كنند، دشوار نیست.  این استعداد فقط به یك عده معدود داده نشده و مانند توانایی بازی تنیس اكتسابی است. هر كس می تواند استعداد نهفته خود را پرورش دهد به شرط اینكه شوق این كار را داشته باشد. آیا كوچكترین علتی وجود دارد كه شما در حال ایستاده در جلوی جمع نتوانید مانند در حالت نشسته فكر كنید و صحبت كنید؟ البته می دانید كه تفاوتی ندارد. شما باید بتوانید این كار را به همان خوبی انجام دهید. حتی عده ای معتقدند كه حضور یك عده، خود می تواند محرك و الهام بخش بوده و شور و شوق حرف زدن را در ما برانگیزد. بنابر این سخنرانی و یا صحبت كردن جالب و مؤثر هنری است كه می توان شیوه ها و فنون آن را آموخت و توسعه داد. شما خود را در این باره چگونه ارزیابی می كنید؟ آیا مایلید كه این هنر را در خود ایجاد كنید یا توسعه دهید؟ آیا مایلید ضعفهای احتمالی خود را در این مورد كشف و برطرف نمایید؟ اگر چنین است این نوشتار به همین منظور تدارك دیده شده و حاوی مطالب زیر است :
 
ویژگیهای ارتباطات گفتاری
صحبت كردن، یكی از مهارتهای مهم ارتباطی است. ارتباط معمولاً با دو روش كلامی و غیر كلامی برقرار می شود. روش كلامی، شامل روشهای گفتاری و نوشتاری است؛ گفتاری، گفتن و شنیدن است ونوشتاری، خواندن و نوشتن. بررسی به عمل آمده توسط متخصصین ارتباطات، نشان داده است كه% 74 ارتباطات كلامی باشیوه گفتاری و فقط 26 % آن با شیوه نوشتاری برقرار می شود. این آمار كه به كشورهایی كه درصد بی سوادی در آنها ناچیز است مربوط می شود، نقش و اهمیت سخن گفتن مؤثر را در ارتباطات به خوبی روشن می سازد. ارتباطات گفتاری در مقایسه با ارتباطات نوشتاری ویژگیها ، امتیازات و محدودیتهای خاص خود را دارد كه آگاهی به آنها میتواند سخن گفتن مؤثر را آسان تر سازد. این ویژگیها به قرار زیر است:
*آنی است. سخنان شما در فضا پخش و بلافاصله محو می شود. بنابر این باید با سرعتی حرف بزنید كه شنونده قادر به ثبت كلمات در ذهن خود باشد.
*تكرار نمی شود. شنونده نمی تواند آنها را در ذهن خود تكرار كند، چون از شنیدن بقیه صحبت بازمی ماند.
*ثبت آن در ذهن شنونده دشوار است. ذهن از راه شنیدن مشكل تر می تواند جذب كند تا از راه دیدن.
بنابراین برای كمك به جذب بهتر مطالب سعی كنید از وایت برد و اسلاید نیز استفاده كنید.
*حامل شخصیت گوینده است. مردم از وضع ظاهری و نحوه صحبت كردن ما درباره ما قضاوت میكنند. كلماتی كه در موقع صحبت كردن به كار می بریم میزان ظرافت ما را نشان می دهد؛ از شیوه سخن گفتن ما شنونده پی می برد كه با چه نوع افرادی معاشرت داشته ایم، و بالاخره نحوه صحبت ما فرهنگ و میزان تحصیلات ما را نشان می دهد.
*به راحتی قابل شرح و بسط است. از امتیازات ارتباطات گفتاری راحت تر بودن آن نسبت به نوشتن است. اما باید دقت كنیم كه این نكته موجب نشود كه بیش از حد لازم به شرح و بسط مطلب بپردازیم.
*فرصت گفتگوی دوطرفه وجود دارد. امتیاز دیگر ارتباط گفتاری، این است كه امكان دریافت فوری بازخورد و شنیدن نظرات و مشاهده واكنشهای شنوندگان وجود دارد. البته به شرط اینكه با دقت به آنها توجه كنیم.
بسیاری از افراد میخواهند بدون تلاش در یادگیری شیوه های صحبت و اصطلاحات و الفاظ تازه، سخنگوی مؤثر و ممتازی باشند. اینگونه افراد در صحبت های خود به طور مداوم همان عبارات نادرست و مبتذل كوچه و خیابان را به كار می برند. تعجبی ندارد اگر گفتارشان فاقد امتیاز و تشخص باشد. و تعجبی ندارد اگر كلمات را درست تلفظ نكنند و حتی دستور زبان را رعایت ننمایند.
ما از چهار طریق با دنیا تماس پیدا می كنیم و توسط آنها نیز طبقه بندی و ارزیابی می شویم.  چگونه جلوه می كنیم، چه می كنیم، چه می گوییم، و چگونه می گوییم :
1-      لباس و وضع ظاهری. تمیزی، مناسب بودن لباس و سر و وضع.
2-       رفتار و كردار. نحوه برخورد، ژستها و حركات، و اعمال.
3-       گفتار. كلماتی كه به كار می بریم.
4-       شیوه بیان. لحن كلام وارائه مطالب.
 
اصول و مراحل سخن گفتن مؤثر
سخن گفتن مؤثر معمولاً شامل سه مرحله است. رعایت این سه مرحله، چه در مواقعی كه می خواهید گزارشی را به یك یا چند تن از مقامات بالاتر ارائه دهید و چه در مواقعی كه برای تعدادی از زیردستان و یا افراد دیگر سخنرانی می كنید، زمینه را برای اثربخشی و موفقیت در انتقال مفاهیم فراهم می كند. این سه مرحله به ترتیب زیر است :
·         مرحله اول: آماده شدن
·         مرحله دوم : ارائه نمودن
·         مرحله سوم : تأیید گرفتن
موضوع سخنرانی را از یك هفته قبل مشخص كنید تابتوانید در اوقات فراغت فرصت كافی برای مطالعه در اطرافش را داشته باشید. در باره اش مدت هفت روز فكر كنید و هفت شب هم خوابش را ببینید. موقعی كه به تختخواب می روید بگذارید سخنرانی شما آخرین چبزی باشد كه از یاد می برید. صبح روز بعد، موقع اصلاح صورت، دوش گرفتن، سوار اتومبیل شدن یا منتظر تاكسی یا سرویس شدن، موقع نهار و خلاصه در همه اوقات در باره موضوعی كه می خواهید سخنرانی كنید، فكر كنید. درباره سخنرانی خود با دوستانتان بحث كنید و آن را موضوع صحبت روز قرار دهید و هر سؤالی كه در باره آن به ذهنتان خطور كرد بپرسید. مطمئن ترین راه سخنرانی مؤثر، آماده شدن برای آن است. تسلط بر سخنرانی فقط موقعی امكان پذیر است كه شخص بر موضوعی كه می خواهد درباره اش صحبت كند مسلط باشد.
 
تأثیر تعیین هدف
كسی كه نداند به كجا می خواهد برود، به هیچ كجا خواهد رسید. وقتی شما خود ندانید كه هدفتان چیست، چگونه ممكن است شنوندگان به هدف شما پی ببرند ؟ اگر هدف از سخنان خود را به روشنی ندانید، پرهیز از بیراهه رفتن، این در و آن در زدن، و ضد نقیض گفتن مشكل است؛ و این همان چیزی است كه شنوندگان را گیج و سر درگم می كند. پس در آماده شدن برای سخنرانی، قبل از هر كار هدف و نتیجه ای كه در پایان، انتظار دارید به آن برسید را مشخص كنید.
 
شناخت شنوندگان
وقتی خود را برای سخنرانی آماده می كنید، بخش مهمی از این كار این است كه در نظر داشته باشید برای چه شخص یا اشخاصی می خواهید صحبت كنید. تحصیلات، تخصص، خصوصیات اخلاقی، حساسیتها، سلیقه و علایق آنها چیست. شنوندگان خود را در نظر بگیرید و درباره خواسته ها و علایق آنها بیندیشید. گاهی این كار نصف تلاش برای رسیدن به مقصود است. شناخت قبلی از شنوندگان، كمك بزرگی برای شما است تا بتوانید مطالب را متناسب با درك، سلیقه و گرایشهای آنان تدارك ببینید و نیز از شیوه ارائه و یا مطالبی كه ممكن است برای آنها ناراحت كننده باشد بپرهیزید.
 
آماده كردن مطالب
موضوعی را كه می خواهید درباره آن صحبت كنید، جمع آوری و آماده كنید. اطلاعات مورد نیاز را خلاصه نویسی كنید. دقیقاً بدانید در باره چه موضوعی می خواهید صحبت كنید. حرف نزنید مگر وقتی كه اطمینان پیدا كنید كه حرفی برای گفتن دارید و می دانید كه چه می خواهید بگویید. بعضی از صاحبنظران معتقدند، در آماده كردن مطالب برای هر دقیقه سخنرانی، باید شانزده دقیقه وقت صرف شود.
 
مكان سخنرانی
وضعیت و موقعیت محل سخنرانی، وسعت، و وسایل لازم را قبلاً پیش بینی كنید.
*سالن سخنرانی باید هوای سالم و مناسبی داشته باشد باشد. بهترین سخنران، مشكل بتواند
شنوندگانش را در اتاقی با هوای خفه و گرم بیدار نگهدارد.
*ظرفیت اتاق باید به اندازه ای باشد كه همه بتوانند به راحتی رفت و آمد كنند و بنشینند. فاصله مناسب صندلی ها و ردیف ها باید رعایت شده باشد و بیش از حد، نزدیك یا دور نباشد.
*اگر برای عده كمی سخنرانی می كنید، اتاق كوچكی را انتخاب كنید. اما اگر مجبورید در یك سالن
بزرگ برای عده كمی صحبت كنید، از مسئول مربوطه بخواهید كه صندلی های جلو را به تعداد لازم از بقیه سالن جداكرده و به این كار اختصاص دهد. هیچ چیز به اندازه فاصله زیاد مستمعین و وجود صندلی های خالی بین آنها، از حرارت و شوق شنوندگان نمی كاهد. قبل از آغاز سخن، شنوندگان را گرد هم آورید. اگر عده شنوندگان كم است، در سطح آنها و نزدیك به آنها بنشینید یا بایستید.
*نور اتاق و صحنه را در نظر بررسی كنید. اتاق باید كاملاً روشن باشد. مخصوصاً دقت كنید كه نور روی صورتتان بیفتد. شنوندگان می خواهند شما را به خوبی ببینند. تغییراتی كه روی صورت شما ایجاد میشود، جزئی حقیقی از مطالبی است كه بیان می كنید. گاهی این تغییرات پر معنی تر از الفاظی است كه بر زبان می آورید.
 
زمان سخنرانی
زمانی كه باید سخنرانی را شروع كنید، مدتی كه باید صحبت كنید، و سخنرانان قبلی و بعدی را بررسی كنید. طوری برنامه ریزی كنید كه سر وقت و یا ترجیحاً كمی زودتر در محل حاضر شوید. در تهیه متن سخنرانی خود، حال و روز شنوندگان در زمان سخنرانی كه صبح، قبل از نهار یا بعد از نهار، ویا عصر و در ساعت اضافه كاری است، را در نظر داشته باشید و نحوه ارائه مطالب را با توجه به این موضوع پیش بینیكنید. برای مثال، اگر سخنرانی بعد از نهار است، سعی كنید از فیلم و یا تصاویر جالب، بیشتر استفاده كنید و یا تغییرات لحن صدا را افزایش دهید. در غیر این صورت بعید به نظر می رسد كه بتوانید چشمان شنوندگان را باز نگهدارید.
 
نظم منطقی در ارائه مطالب
اگر می خواهید سخنرانی موفقی داشته باشید، باید در مرحله آماده شدن، طرحی برای نحوه ارائه سخنان خود تهیه كنید. بهتر است مطالب خود را برای ارائه در سه بخش زیر آماده كنید: مقدمه، متن، نتیجه.
الف – مقدمه: در شروع صحبت، بگوييد كه كي هستيد، ميخواهيد درباره جه مطالبي صحبت كنيد، دانستن اين مطالب چه اهميتي دارد و چرا و ازچه لحاظ براي شنوندگان مفيد و لازم است و چگونه و به چه ترتيبي مي خواهيد مطالب خود را ارئه كنيد.
مقدمه بايد داراي ويژگيهاي زير باشد :
-          جالب توجه
-          روشن كننده موضوع و هدف
-          و مشخص كننده مسير صحبت
ب – متن: متن بخش اصلي سخنراني شما است و در تمام مدت بايد در جهت هدف و پشتيبان آن باشد. بايد دقت كنيد كه گفتار شما با هدف يا هدفهايي كه تعيين كرده ايد در تضاد و تناقض نباشد. علاوه براين متن بايد منطقي و جالب باشد، و از آسان به مشكل، از دانسته به ندانسته؛ و براي ارئه با نظم و توالي منطقي ، حاوي مثالهاي مناسب، دلايل، آمار و ارقام  شامل حداكثر سه يا چهار موضوع اصلي، تنظيم شده باشد.
همچنين بهتر است در متن سخنراني خود، از شواهد، مثال ها و دلايلي كه عقايد شما را به بهترين وجه توجيه مي كند و نيز از مطالب و مثالهايي كه براي شنوندگان جالب توجه است استفاده كنيد. علت اينكه بسياري از گفتارها لطف و مزه اي ندارد اين است كه ناطقان فقط درباره چيزهايي صحبت مي كنند كه مورد علاقه خودشان است.  اگر راجع به اشياء و ايده ها با مردم صحبت كنيد ممكن است كسل شوند، اما محال است راجع به خود مردم صحبت كنيد و توجهشان را به خود جلب نكنيد.
پ – نتيجه: در پايان صحبت، جمع بندي را به عهده شنوندگان نگذاريد. شايد آنها نتوانسته باشند همه نكات را به ذهن بسپرند و به ياد بياورند.  مطالب را خلاصه كرده و نكات مهم را تكرار كنيد. پيام كلي خود را در يك يا چند جمله كوتاه بيان كنيد. اگر شنوندگان پس از دريافت پيام و سخنان شما بايد كاري انجام دهند، انتظار خود را به وضوح اعلام كنيد. براي پايان سخنراني خود، لطيفه اي كوتاه و جالب و يا چند بيت مناسب پيش بيني كنيد.اين كار خاطره دلپذيري از شما و سخنانتان در ذهن شنوندگان باقي خواهد گذاشت